Kampen om helsepersonell er stor allerede i dag, og i følge blant annen Helsepersonellkommisjonen vil det bli kritisk mangel på helsepersonell i fremtiden – ikke minst når eldrebølgen slår til for fullt.
Har ikke noe valg
- Vi har ikke noe valg. Å omfordele arbeidsoppgavene slik at både sykepleiere og helsefagarbeidere gjør det de er best til, gir en bedre pasientflyt og rom for andre. Det gjør arbeidsplassen mer attraktiv, vi myndiggjør ansatte på alle nivåer, vi løser opp flaskehalser, vi blir mer effektive – og pasientsikkerheten blir bedre, sier konsulent Tone Smith og fagansvarlig sykepleier Viktoria Ingvaldsen.
Fagansvarlig sykepleier Victoria Ingvaldsen
Smith og Ingvaldsen har siden 2022, på oppdrag av Helseetaten i Oslo, har gjennomført en stor og arbeidskrevende kartlegging av arbeidsflytene ved Kommunal akutt døgnenhet (KAD) ved avdeling Aker.
De får full støtte av avdelingsdirektør i Helseetaten, avdeling Aker, Dario Mardal, som har vært en pådriver og som nylig mottok forslag om ny fordeling av arbeidsoppgaver på avd. Aker.
- Planen er at vi setter Inkluderende Jobbdesign ut i praksis fra januar, sier Mardal.
Stor nytte av kurs
Smith og Ingvaldsen har i sitt arbeid tatt utgangspunkt Arbeid & Inkluderings kursopplegg og metodikk for inkluderende jobbdesign.
Arbeid & Inkludering arrangerer sertifiseringskurs i Inkluderende Jobbdesign. På kurset blir deltakerne kjent med metoden, samtidig som de lærer å utføre metoden i praksis. I tillegg til teoretisk introduksjon er kjernen i treningen praktiske øvelser.
Målet med kurset er å lære de grunnleggende metodiske ferdighetene, for å kunne omgjøre disse til gode råd til arbeidsgivere. I etterkant av gjennomført kurs inviteres sertifiserte til å delta på et digitalt erfaringsdelingsmøte for sertifiserte i Inkluderende Jobbdesign.
Neste sertifseringskurs i Inkluderende Jobbdesign starter 9. januar. Her kan du lese mer om kurset og melde deg på.
Hva er Inkluderende Jobbdesign?
Inkluderende Jobbdesign er en metode som tar utgangspunkt i arbeidsgiveres behov for arbeidskraft, men ved bruk av ulike metoder skapes det en merverdi som gjør det interessant og ofte lønnsomt å ansette folk som sliter med å få en jobb på vanlige vilkår.
Denne strategien utgjør en ny måte å tenke bemanning, på i Norge og kan på mange måter kalles et paradigmeskifte innen ordinær HR-tenking. Inkluderende Jobbdesign har mange likhetstrekk med Ringer i Vannet-metoden, men også ulike sider ved Supported Employment. Jobbveiledere som benytter Inkluderende Jobbdesign vil derfor kjenne igjen velkjente metoder og verdier, men samtidig lære nye sider ved inkluderingsarbeid som vil oppleves som innovative og tilføre bransjens metodiske verktøykasse en ny og effektiv metode.
Innen Supported Employment opererer man gjerne med 5-trinnsprosessen, mens Inkluderende Jobbdesign har utviklet en 7-trinnsprosess i Ringer i Vannet sin første fase; bedriftskartleggingen. Dette innebærer en sterk vektlegging av den fasen som kartlegger muligheten for mulige designede jobber hos en arbeidsgiver.
- Kurset vi deltok på var kjempenytting, med mange gode råd og tips om hvordan vi burde gå frem. Ikke minst forsto vi at kartleggingsprosessen var grunnleggende viktig, sier Smith og Ingvaldsen.
Klare føringer
I rapporten Smith og Ingvaldsen har utarbeidet, har de kartlagt en rekke arbeidsoppgaver som naturlig ikke hører til under sykepleiere og helsefagarbeideres oppgaver, som å re og vaske senger, kjøkkentjeneste, bestille kolonialvarer, klargjøre pasientrom, tømming av tøy og søppel, brette kluter, kopiering, svare på telefoner og hente og levere post.
Med andre ord går mye av tiden med til oppgaver der en ikke trenger helsefaglige utdanning.
Derfor ga Velferdsetaten i Oslo kommune følgende føring:
*Arbeidsgivere i Oslo kommune skal få erfaringer med å sette sammen arbeidsoppgaver/stillinger på en ny måte, som kan bidra til økt effektivitet på arbeidsplassen, og som kan bidra til å gi flere jobber for personer som i dag sliter med å komme i jobb.
Helseetaten har valgt å gjennomføre denne prosjektet fordi:
*Det er kjent at det vil bli kritisk mangel på helsepersonell i fremtiden.
*Helsepersonell må prioritere å utføre pasientrelaterte oppgaver (kjerneoppgaver).
*Det er kjent at helsepersonell i virksomheten utfører en del støtteoppgaver i dag.
*Virksomheten overordnede mål er å gjøre avdeling Aker til en attraktiv arbeidsplass med myndiggjorte medarbeidere, samt at innbyggere som legges inn på Kommunal akutt døgnenhet skal møte sammenhengende og tilgjengelige tjenester der medarbeiderne har riktig kompetanse og nok tid.
Dette er også i tråd med regjeringens mål om å sikre nok fagfolk med riktig kompetanse i helse- og omsorgstjenesten.
Døgnbemanning
Kommunal akutt døgnenhet (KAD) er en av de største enhetene på avd. Aker med rundt 150 ansatte og er en døgnbemannet tjeneste som består av 72 senger fordelt på tre sengeposter. Ansatte er sykepleiere, leger, helsefagarbeidere og postsekretærer, med mellom 3000 til 5000 innleggelser per år, og med gjennomsnittlig antall liggedøgn på 4,8. Innleggelse på KAD har til hensikt å erstatte innleggelse i sykehus og det skal derfor foreligge behov for medisinsk og observasjon og behandling.
Tone Smith og Viktoria Ingvaldsen ble «kjøpt» fri fra jobben med midler fra Velferdsetaten I Oslo kommune. NAV bidro med midlertidig ansatte under deres fravær.
Involvering og implementering
Smith og Ingvalgsen skjønte fra dag én at dette ville bli en stor jobb, med en omfattende kartlegging. De gikk gjennom alle ansattes arbeidsrutiner faktiske oppgaver ved hjelp av spørreskjemaer, observasjoner og intervjuer både med ansatte og ledelse.
-Det var stort engasjement på avdelingen, og alle stilte opp. Vi innså tidlig at det var viktig å gi våre medarbeidere eierskap til prosessen for å dra i samme retning. Vi var nok litt ivrige, så vi måtte holde igjen litt, og ta fase etter fase, sier de to.
Konsulent Tone Smith
De møtte også på en del motstand underveis.
- Det er viktig at alle får eierskap til endringene som foreslås. Vi fikk noe motstand underveis, og da måtte vil stoppe opp og tenke oss om. Motstanderne må føle at de blir hørt og tatt på alvor, kanskje har de tenkt noe vi ikke har tenkt på. Resultatet av gradvis prosess er blitt en enda bedre prosess, sier avdelingsdirektør Dario Mardal.
Stort gjennomtrekk
Et av problemene ved at sykepleiere og helsefagarbeidere må utføre arbeid som ligger utenfor deres kjerneområder, er stort gjennomtrekk av ansatte.
- Vi merker det tydelig på kroppen hos oss også, da 60 prosent av alle ansatte ved våre tre avdelinger har vært her i mindre enn ett år. For oss er det viktig å bruke Inkluderende Jobbdesign som et verktøy for å skape attraktive arbeidsplasser,og at helsepersonell får tid nok til å utføre sine kjerneoppgaver. Det blir kamp om kvalifisert arbeidskraft i årene som kommer i helsesektoren, og da må vi være en enda mer attraktiv arbeidsplass enn vi er i dag, sier Smith og Ingvaldsen.
De to mener det er et pluss at man samtidig kan sikre arbeidsplasser for mennesker som av ulike grunner har vanskelig for å komme seg inn i arbeidslivet.
- Det er viktig at vi alle oppfatter oss som likeverdige kollegaer, hvor vi drar lasset sammen for å skape en effektiv og attraktiv arbeidsplass for alle, sier Smith og Ingvaldsen.
Grundighet
Avdelingen prøvde ut Inkluderende Jobbdesign på en avdeling underveis i prosessen, og fant ut at ting tar tid.
-Derfor skjønte vi at vi må gå skrittvis frem, prosessen må bearbeides og vi må få med oss alle. Vi må ha en skikkelig plan. Grundighet er et stikkord. Se på helheten, hva påvirker hva, hvem påvirkes, fakta på ordet – alt dette er viktige momenter for å få til en god prosess.
- Skal vi kunne levere en helsetjeneste i fremtiden hvor pasientene opplever en bedre flyt og helsepersonell får bedre tid til pasientrettede oppgaver, er Inkluderende Jobbdesign rette veien å gå, sier Tone Smith og Veronika Ingvaldsen.
Bedre arbeidsflyt og samarbeid
Oslo Economics utreder økonomiske problemstillinger og gir råd til myndigheter, bedrifter og organisasjoner. I oktober 2022 publiserte Oslo Economics en kartlegging av erfaringer med oppgavedeling mellom helsefagarbeidere og andre personellgrupper i sykehus. Her heter det blant annet:
- Det er mange mulige gevinster ved økt grad av oppgavedeling mellom helsefagarbeidere og andre personellgrupper i sykehusene. Informantene pekte likevel på at oppgavedeling kan medføre ulemper hvis det ikke gjennomføres på en god og hensiktsmessig måte.
- I mange av prosjektene vi har identifisert har oppgavedelingen hatt som mål å avlaste sykepleiere for å imøtekomme rekrutteringsutfordringer og fremtidens behov. Erfaringene med overføring av oppgaver fra sykepleiere til helsefagarbeidere er at sykepleiere kan oppleve å få avlastning og jevnere arbeidsbelastning. Dette kan videre bidra til bedre arbeidsflyt og samarbeid med øvrig personell. Ved å utnytte tilgjengelig kompetanse og ressurser kan oppgavedeling også redusere overtidsarbeid, skriver Oslo Economics i sin analyse.
Ressurskrevende
Oslo Economics skriver videre at det kan være ressurskrevende å arbeide med oppgavedeling, særlig i en overgangsfase. Informantene i Oslo Economics' analyse trakk frem at oppgavedeling er en kabal som skal gå opp, som kan være utfordrende og krever mye arbeid. Ved å overføre en oppgave fra en personellgruppe til en annen, kan det føre til oppgaveforskyvning også hos andre, som en slags dominoeffekt av oppgavedeling
- Dette kan innebære ulemper for personellgrupper som berøres indirekte, men også fordeler dersom oppgaveforskyvningen er hensiktsmessig. Samtidig kan oppgavedelingen gi gevinster ved økt produktivitet og fleksibilitet i arbeidsfordelingen. Gevinstene vil også avhenge av lønnsforskjeller mellom personellgruppene. I Norge har man tradisjonelt hatt små lønnsforskjeller, som bidrar til at de økonomiske konsekvensene blir begrenset, skriver Oslo Economics i rapporten.
Hever kvaliteten
I rapporten fremhever Oslo Economics at en annen gevinst ved oppgavedeling er at helsefagarbeiderne kan oppleve at deres rolle i sykehuset styrkes og løftes.
- Dette trekkes frem i flere av prosjektene vi har kartlagt, og kan videre bidra til økt stolthet til faget. Flere trakk også fram at helsefagarbeiderne opplever en synliggjøring av oppgavene de utfører, at oppgavene blir tydeligere definert og at det blir tydeligere for andre personellgrupper hvordan helsefagarbeidere kan bidra. Dette kan også bidra til at både helsefagarbeidere og andre personellgrupper føler seg tryggere i arbeidet de gjennomfører. Enkelte informanter erfarer at helsefagarbeidere opplever arbeidet som mer givende og meningsfullt, skriver Oslo Economics.
- Ved jevnere fordeling av arbeidsbelastning mellom personellgrupper, samt økt grad av forståelse og respekt, kan helsefagarbeidere og andre personellgrupper oppleve økt grad av jobbtilfredshet. Sammen kan alle disse faktorene bidra til å opprettholde pasientsikkerheten og heve kvaliteten på tjenestene.», konkluderer Oslo Economics.
Rekruttering på gang
Nå står rekruttering av ansatte i støttefunksjoner for tur.
- Det er en viktig prosess vi skal gjennom. Vi har allerede et godt samarbeid med NAV, og vi vil bruke tiden godt for å få ansatte som kan utføre de oppgavene sykepleiere og helsefagarbeidere i dag trenger avlastning for, sier avdelingsdirektør Dario Mardal ved Aker Sykehus.
- Økonomisk sett sparer vi ikke på denne nødvendige omleggingen av arbeidsrutinene. Men på sikt håper vi at det kan gi utslag i form av mindre sykefravær, mer fornøyde medarbeidere, bedre pasientflyt og fremfor alt en bedre pasientsikkerhet, tilføyer han.
Avdelingsdirektør ved Aker sykehus, Dario Mardal.
Brer om seg
Prosjektet på avdeling Aker er et av flere pågående prosjekter rundt om i landet, ikke bare i helsesektoren.
- Det er stor interesse for Inkluderende Jobbdesign. Vi er allerede blitt kontaktet av sykehjemetaten i Oslo, og også av en bydel for å informere om prosjektet vårt. Det er åpenbart at mange er klar over at det vil bli stor mangel på kvalifisert helsepersonell i årene som kommer, og vil ta grep for å være bedre rustet til å møte de problemer dette vil medføre, sier avdelingsdirektør Mardal.
Inkluderende Jobbdesign - slik rekrutterer du
- Inkluderende Jobbdesign er en metode for å identifisere spesielle støtteoppgaver og omfordele oppgavene på en arbeidsplass slik at de kvalifiserte medarbeiderne kan konsentrere seg om de oppgavene de er særlig kvalifisert for.
- Inkluderende Jobbdesign kan gi bedre arbeidsflyt, attraktive arbeidsplasser, bedre kvalitet på arbeidet og økonomisk rom for ansettelse av ufaglærte og personer med nedsatt funksjonsevne til å utføre støtteoppgavene.
- Bransjeforeningen Arbeid & Inkludering i NHO Service og Handel kan bidra med å rekruttere aktuelle arbeidssøkere
Har du spørsmål om Inkluderende Jobbdesign, sertifiseringskurset, eller ønsker hjelp til å rekruttere en aktuell arbeidssøker?
Kontakt seniorrådgiver Paal Haavorsen i Arbeid & Inkludering på telefon 95 93 85 67 eller e-post pha@nhosh.no
